Belum punya software akuntansi tapi perlu kirim invoice ke klien? Word sudah lebih dari cukup untuk bikin invoice yang terlihat profesional dan sah secara bisnis. Ini tutorialnya dari nol sampai siap kirim.
Elemen Wajib dalam Invoice Profesional
Invoice yang baik dan sah memuat informasi ini:
- Header — nama/logo bisnis, alamat, email, nomor HP/WA
- Judul "INVOICE" — jelas dan menonjol
- Nomor invoice — unik dan berurutan (INV-2026-001, dll)
- Tanggal invoice — kapan invoice dibuat
- Tanggal jatuh tempo — batas waktu pembayaran
- Data klien — nama, perusahaan, alamat
- Tabel item — deskripsi layanan, jumlah, harga satuan, subtotal
- Total tagihan — termasuk pajak jika ada
- Informasi pembayaran — nomor rekening atau metode lain
- Catatan — terms, catatan khusus, ucapan terima kasih
Langkah 1: Setup Dokumen Word
- Buka Word baru → Page Layout → ukuran A4, margin Normal atau Narrow
- Nonaktifkan header dan footer bawaan (kita buat sendiri)
- Set font dasar: Calibri 11pt atau Arial 11pt untuk tampilan modern
Langkah 2: Buat Header Invoice (Bagian Atas)
Gunakan tabel 2 kolom tanpa border di bagian atas halaman:
- Kolom kiri — nama bisnis (font besar, bold, warna aksen), alamat, kontak
- Kolom kanan — tulisan "INVOICE" besar, nomor invoice, tanggal, jatuh tempo
Cara buat tabel: Insert → Table → 2x1. Klik kanan → Table Properties → Border → No Border untuk sembunyikan garis tabel.
Langkah 3: Informasi Klien
Di bawah header, buat bagian "Kepada" (Bill To) dengan info klien:
- Label "KEPADA:" atau "BILL TO:" — bold, font kecil, warna abu
- Nama klien/perusahaan — bold
- Alamat dan email klien
Langkah 4: Tabel Item Layanan
Insert → Table → 4 kolom × beberapa baris. Setup kolom:
- Kolom 1 (lebar): Deskripsi Layanan
- Kolom 2: Qty/Jumlah
- Kolom 3: Harga Satuan
- Kolom 4: Subtotal
Format header tabel: background gelap, teks putih, center. Format baris isi: alternating white/light grey untuk keterbacaan. Di baris bawah tabel, buat baris Total: merge 3 kolom kiri, tulis "TOTAL" di kolom 4 dengan angka total.
Catatan penting: Kalkulasi di Word tidak otomatis. Hitung manual atau paste dari kalkulator. Kalau perlu kalkulasi otomatis (diskon, pajak, dll), pakai Excel — baca cara buat invoice di Excel untuk versi yang lebih powerful.
Langkah 5: Informasi Pembayaran dan Catatan
Di bawah tabel total:
- Section "Informasi Pembayaran" — nomor rekening, nama bank, atas nama
- Section "Catatan" — terms pembayaran, ucapan terima kasih, atau instruksi khusus
- Kalau perlu tanda tangan: kotak untuk tanda tangan di pojok kanan bawah
Simpan sebagai Template dan Export PDF
- Setelah selesai, simpan sebagai template: File → Save As → format Word Template (.dotx)
- Beri nama "Template Invoice [Nama Bisnis]"
- Setiap order baru: buka template → Save As dengan nama "Invoice-[Nomor]-[Klien]"
- Isi data → Export ke PDF: File → Export → Create PDF → Publish
- Kirim PDF ke klien via email atau WhatsApp
Invoice Word Sudah Dibuat tapi Tampilannya Masih Kurang?
Layanan edit Word JasaEdit.id bisa membuat template invoice yang terlihat benar-benar profesional dan sesuai identitas bisnismu dalam 1–3 jam. Lihat juga cara buat kwitansi di Excel dan referensi harga layanan edit dokumen. Kunjungi JasaEdit.id untuk konsultasi gratis.